Microsoft Project vs. Planner: Was brauchen kleine Teams?

Bei Microsoft Project vs. Planner geht es vor allem um die Tiefe der Terminplanung: Planner organisiert Aufgaben auf Boards und Zeitachsen für die tägliche Teamarbeit, während Project Desktop Zeitpläne mit Abhängigkeiten, Ressourcen, Basisplänen und kritischen Pfaden berechnet. Seit Project Online am 30. September 2026 eingestellt wurde, wählen kleine Teams zwischen den Planner-Stufen und einer einmaligen Project-Desktop-Lizenz.

Die Preise sind die US-Listenpreise von Microsoft zum Zeitpunkt der Erstellung (November 2026) und stammen von den Vergleichsseiten für Planner und Project. Regionale Preise weichen ab.

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Project und Planner?

Planner ist ein Aufgabenverwaltungstool: Sie legen Aufgaben an, weisen Personen zu, setzen Fälligkeitstermine und verfolgen den Fortschritt auf Boards, in Diagrammen und – in den kostenpflichtigen Stufen – auf Zeitachsen. Project ist ein Planungstool: Es berechnet Anfangs- und Endtermine aus Dauern, Abhängigkeiten und Ressourcenverfügbarkeit, sodass eine Änderung an einer Aufgabe automatisch alles verschiebt, was davon abhängt.

Dieser Unterschied ist wichtiger als jede Funktionsliste. Besteht Ihre Arbeit aus einer Liste von Aufgaben, die abgehakt werden, passt Planner. Hat Ihre Arbeit einen festen Endtermin, verknüpfte Phasen und gemeinsam genutzte Ressourcen – etwa ein Innenausbau, ein Software-Release oder eine Veranstaltung –, brauchen Sie eine echte Planungs-Engine.

Die Basisstufe von Planner ist in den meisten Microsoft 365-Business-Plänen kostenlos enthalten. Deshalb starten viele kleine Teams dort und steigen erst um, wenn ein Termin platzt.

Was ist mit Project Online passiert?

Microsoft hat Project Online am 30. September 2026 eingestellt. Der Verkauf neuer reiner Project Online-Abonnements endete im Oktober 2025, bestehende Kunden behielten den Zugriff bis zum Einstellungsdatum. Microsoft verweist die meisten Kunden auf Planner, auf Project Server Subscription Edition für das lokale Portfoliomanagement und auf die Project-Desktop-Apps für die Planung durch einzelne Benutzer.

Die Ankündigung im Microsoft Planner-Blog beschreibt den Zeitplan. Project Desktop, Project Server Subscription Edition und Planner selbst sind von der Einstellung nicht betroffen.

Falls Sie noch Projektdaten in Project Online hatten, hätten diese vor dem 30. September exportiert werden müssen. Unser früherer Vergleich von Project 2024, Project 2021 und Project Online erklärt, wie die drei vor der Einstellung zusammenhingen.

Was kann Planner in welchem Plan?

Planner in Microsoft 365 bietet Boards, Buckets, Checklisten, Zuweisungen und Diagramme. Planner Plan 1 ergänzt die Zeitachsenansicht (Gantt), Aufgabenabhängigkeiten, Ziele, Sprints, Backlogs und benutzerdefinierte Felder. Planner and Project Plan 3 ergänzt Basispläne, kritischen Pfad, erweiterte Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung, Portfolios und die Project-Desktop-App.

• Planner in Microsoft 365: gemeinsame Aufgaben-Boards für ein Team oder einen Teams-Kanal.
• Planner Plan 1: schlanke Projektpläne mit Zeitachse und einfachen Abhängigkeiten.
• Planner and Project Plan 3: formales Projektmanagement mit Basisplänen und kritischem Pfad, plus Desktop-App.

Die Microsoft-Seite Planner-Pläne und -Preise listet alle Funktionen pro Stufe auf. Für Portfolio- und Ressourcenmanagement in Unternehmen gibt es außerdem die Stufe Planner and Project Plan 5.

Wann brauchen kleine Teams Microsoft Project statt Planner?

Kleine Teams brauchen Project, wenn der Zeitplan selbst das Ergebnis ist: wenn ein Kunde ein Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten erwartet, wenn eine verspätete Aufgabe den Endtermin automatisch verschieben muss, wenn Sie Soll- und Ist-Fortschritt gegen einen Basisplan verfolgen oder wenn die Auslastung einer Person mehrere Projekte umfasst und abgeglichen werden muss.

Vier Anzeichen, dass Sie Planner entwachsen sind: Sie tippen Termine von Hand neu ein, sobald sich eine Aufgabe verschiebt, Kunden fragen nach einem Basisplanvergleich, dieselben Personen sind projektübergreifend doppelt verplant, oder Sie müssen den kritischen Pfad in einer Statusbesprechung zeigen. Planner Plan 3 oder Project Desktop deckt alle vier ab.

Typische Beispiele sind Bau- und Ausbauunternehmen, Ingenieurbüros, IT-Migrationen und Eventagenturen. Diese Teams haben meist ein oder zwei Planer, die Zeitpläne erstellen, während alle anderen ihre Aufgaben nur einsehen und aktualisieren müssen.

Was wir häufig sehen: Ein Unternehmen mit fünf bis zwanzig Mitarbeitenden kauft eine einzelne Project-Desktop-Lizenz für die Person, die die Zeitpläne erstellt, und teilt PDF- oder Excel-Exporte, während das übrige Team die täglichen Aufgaben im kostenlosen Planner verfolgt. So bleiben die Abonnementkosten pro Benutzer nahe null.

Ist Planner Premium dasselbe wie Project für das Web?

Im Grunde ja. Microsoft hat Project für das Web in Planner integriert. Die Premium-Version von Planner, freigeschaltet durch Planner Plan 1 oder Planner and Project Plan 3, enthält heute die früheren Funktionen von Project für das Web – neben den umbenannten Project-Abonnementplänen.

Für Käufer ist die Namensänderung wichtiger als die Technik. Ältere Anleitungen sprechen von Project Plan 1, Plan 3 und Plan 5; aktuelle Microsoft-Seiten nennen sie Planner Plan 1, Planner and Project Plan 3 und Planner and Project Plan 5.

Ursache und Wirkung: Da Premium-Planner browserbasiert ist und pro Benutzer abgerechnet wird, steigen die Kosten mit der Teamgröße. Ein Team von acht Personen mit Plan 3 zahlt zum US-Listenpreis 2.880 US-Dollar pro Jahr – Jahr für Jahr. Das ist mehr als zwei einmalige Lizenzen für Project Professional 2024.

Lohnt sich Project Desktop als einmalige Lizenz?

Eine einmalige Project-Desktop-Lizenz ist sinnvoll, wenn ein oder zwei Personen die Zeitpläne erstellen, das restliche Team sie nicht bearbeiten muss und Sie eine einmalige Zahlung einem wachsenden Abonnement pro Benutzer vorziehen. Sie eignet sich auch für Berater, die Project-Dateien an Kunden liefern, die bereits Project nutzen.

Project gibt es in zwei Desktop-Editionen. Standard deckt die Planung für eine einzelne Person ab; Professional ergänzt Funktionen für Teamzusammenarbeit und Ressourcenmanagement. Unsere Anleitung zu Project Standard vs. Professional erklärt die Unterschiede im Detail.

Für einen Neukauf wählen Sie Project 2024: Es wird bis zum 9. Oktober 2029 unterstützt. Der Support für Project 2021 endete am 13. Oktober 2026. Project 2021 Professional eignet sich daher vor allem für Organisationen mit einer bestehenden Office 2021-Umgebung oder zum Öffnen älterer Dateien auf Offline-Rechnern, während Project 2024 Professional LTSC die unterstützte Wahl ist. Den aktuellen Preis finden Sie auf der jeweiligen Produktseite.

Funktioniert Project Desktop mit Planner und Teams?

Teilweise. Project Desktop arbeitet mit lokalen .mpp-Dateien und kann sie zum Teilen in OneDrive oder SharePoint speichern, synchronisiert aber nicht live mit Planner-Boards. Teams kann Planner-Aufgaben in einer Kanalregisterkarte anzeigen, und Personen können geteilte Project-Dateien ansehen – die Bearbeitung eines Project-Zeitplans erfolgt aber weiterhin in der Desktop-App.

Wichtiges Detail für Fortgeschrittene: Die in Planner and Project Plan 3 enthaltene Project-Desktop-App ist ein Abonnement-Client, der sich mit Onlinediensten verbindet, während Project Professional 2024 ein unbefristeter Client ist. Beide öffnen dasselbe .mpp-Format, sodass Zeitpläne ohne Konvertierung zwischen ihnen wechseln können.

Installieren Sie Project unbedingt zusammen mit einer kompatiblen Office-Version. Unsere Anleitung zur Installation von Visio und Project mit Office erklärt die Regeln, die Installationsfehler verhindern.

Welche Option ist für ein Team von fünf Personen am günstigsten?

Für ein Team von fünf Personen ist der Basis-Planner am günstigsten, weil er in Microsoft 365-Business-Plänen enthalten ist. Eine Gantt-Zeitachse für alle mit Planner Plan 1 kostet zum US-Listenpreis 600 US-Dollar pro Jahr. Wenn nur eine Person formale Zeitpläne erstellt, kostet eine Project-Lizenz über drei Jahre oft weniger als ein Plan-3-Platz.

1. Zählen Sie, wer Zeitpläne erstellt und wer nur Aufgaben aktualisiert.
2. Geben Sie reinen Aufgabenbenutzern den Basis-Planner.
3. Kalkulieren Sie für die Planersteller entweder Plan-3-Plätze oder einmalige Project-Lizenzen.
4. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über die drei bis fünf Jahre, die Sie die Lösung voraussichtlich nutzen.

Plan 3 kostet bei 30,00 US-Dollar pro Benutzer und Monat 360 US-Dollar pro Jahr und Benutzer. Der Listenpreis von Project Standard 2024 entspricht damit ungefähr zwei Jahren eines Plan-3-Platzes. Berücksichtigen Sie, dass Abonnements laufend aktualisiert werden, während der Support für Project 2024 im Oktober 2029 endet.

Häufig gestellte Fragen

Ist Microsoft Planner kostenlos?

Der Basis-Planner ist ohne Zusatzkosten in den meisten Microsoft 365-Plänen für Unternehmen und Bildungseinrichtungen enthalten, darunter Business Basic, Standard und Premium. Er bietet Boards, Buckets, Zuweisungen, Checklisten und Diagramme. Zeitachsenansichten, Abhängigkeiten, Ziele und Sprints erfordern eine kostenpflichtige Lizenz für Planner Plan 1 oder Planner and Project Plan 3 für jeden Benutzer, der sie verwendet.

Kann ich Project Online noch kaufen?

Nein. Microsoft hat den Verkauf neuer reiner Project Online-Abonnements im Oktober 2025 eingestellt und den Dienst am 30. September 2026 abgeschaltet. Organisationen, die darauf angewiesen waren, nutzen jetzt Planner mit einem Premium-Plan, Project Server Subscription Edition auf eigenen Servern oder die Project-Desktop-Apps für die Planung.

Lohnt sich der Kauf von Project 2021 noch?

Nur in bestimmten Fällen. Der Support für Project 2021 endete am 13. Oktober 2026, es erhält also keine Sicherheitsupdates mehr. Es funktioniert weiterhin und eignet sich für Offline-Rechner oder Teams mit einer bestehenden Office 2021-Umgebung. Für einen Neukauf ist Project 2024, unterstützt bis zum 9. Oktober 2029, jedoch die sicherere Wahl.

Hat Planner ein Gantt-Diagramm?

Ja, in den kostenpflichtigen Stufen. Die Zeitachsenansicht in Planner Plan 1 zeigt Aufgaben als Balken über die Zeit mit Ende-Anfang-Abhängigkeiten und funktioniert damit als einfaches Gantt-Diagramm. Planner and Project Plan 3 ergänzt Basispläne, kritischen Pfad und Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung und kommt damit der Planungstiefe von Project Desktop deutlich näher.

Brauche ich Microsoft 365, um Project 2024 zu nutzen?

Nein. Project Standard 2024 und Project Professional 2024 sind einmalige Desktop-Lizenzen, die mit einem Produktschlüssel aktiviert werden und ohne Microsoft 365-Abonnement laufen. Microsoft 365 brauchen Sie nur, wenn Sie Dateien in OneDrive oder SharePoint speichern, Teams nutzen oder Project mit Planner-Boards für das gesamte Team kombinieren möchten.

Weitere Anleitungen

• Project 2024 Professional: herunterladen, installieren und aktivieren
• Project 2021 Professional: herunterladen, installieren und aktivieren
• Microsoft Office für kleine Unternehmen: Lizenzierungsleitfaden
• Visio Standard vs. Professional

Links in dieser Anleitung