Una sola licencia de Microsoft 365 permite usar las aplicaciones de Office en varios ordenadores, tabletas y teléfonos, pero las reglas son distintas para las cuentas personales y las de trabajo, y el límite cuenta los inicios de sesión, no las descargas. Esta guía explica qué significa realmente «5 dispositivos», cómo instalar en cada dispositivo y cómo liberar una plaza al sustituir uno.
¿En cuántos dispositivos se puede instalar Microsoft 365?
Con Microsoft 365 para el hogar puede instalar las aplicaciones en todos sus dispositivos y mantener la sesión iniciada en cinco a la vez, en cualquier combinación de PC, Mac, tabletas y teléfonos; con una licencia profesional o educativa, Microsoft permite cinco PC o Mac, cinco tabletas y cinco teléfonos por usuario.
| Tipo de cuenta | Límite de instalación | Límite activo | Cómo liberar una plaza |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Personal o Familia (por persona) | Todos sus dispositivos | 5 dispositivos con sesión iniciada a la vez, de cualquier tipo | Cerrar sesión en el dispositivo o desde la página Instalaciones de su cuenta Microsoft |
| Trabajo o centro educativo (licencia de Aplicaciones de Microsoft 365) | 5 PC o Mac, 5 tabletas, 5 teléfonos | Por categoría y por usuario | Portal de Office, lista de dispositivos de Mi cuenta o su administrador |
| Activación de equipos compartidos (empresas) | Un PC compartido, muchos usuarios | No cuenta para el límite del usuario | Configurada por el departamento de TI |
La fuente de estos límites es el propio artículo de Microsoft sobre cómo iniciar sesión en Microsoft 365, que tiene pestañas separadas para los planes de hogar y de empresa. Un matiz: en los planes de hogar, Microsoft cierra automáticamente la sesión en el dispositivo más antiguo cuando se superan los cinco, por lo que el límite rara vez le bloquea por completo.
¿Qué significa «5 dispositivos» en Microsoft 365?
«5 dispositivos» se refiere a cuántos dispositivos pueden tener a la vez una copia activa y con sesión iniciada de las aplicaciones de Office con una misma licencia de usuario, no a cuántas veces se puede descargar el instalador; cerrar sesión en un dispositivo libera su plaza, e iniciar sesión en uno nuevo ocupa una.
Esta es la causa y efecto clave detrás de la mayoría de los mensajes de «demasiados dispositivos». La activación de Microsoft 365 reside en la cuenta con sesión iniciada, de modo que, al cerrar sesión, la licencia se retira de ese dispositivo y las aplicaciones pasan a permitir solo ver e imprimir hasta que vuelva a iniciar sesión.
En Microsoft 365 Familia, cada persona con la que comparte la suscripción usa su propia cuenta y dispone de su propio cupo de cinco dispositivos. Compartir no agrupa los dispositivos en una sola cuenta; cada miembro inicia sesión por separado.
¿Cómo se instala Microsoft 365 en otro PC o Mac?
En el nuevo equipo, vaya al portal de aplicaciones de Microsoft en m365.cloud.microsoft/apps, inicie sesión con la cuenta que tiene la suscripción, seleccione Instalar aplicaciones, ejecute el instalador descargado y, después, abra Word e inicie sesión con la misma cuenta para activar las aplicaciones en ese dispositivo.
- Abra un navegador en el nuevo PC o Mac y vaya a m365.cloud.microsoft/apps.
- Inicie sesión con su cuenta Microsoft o con su cuenta profesional o educativa.
- Seleccione Instalar aplicaciones y, para una cuenta profesional, Aplicaciones de Microsoft 365.
- Ejecute el instalador y acepte el aviso del Control de cuentas de usuario en Windows.
- Abra Word o Excel e inicie sesión con la misma cuenta para activar.
Microsoft instala la versión de 64 bits de forma predeterminada, salvo que detecte un Office de 32 bits o un Project o Visio independiente ya instalado, como explica su guía de instalación. Si el PC tiene una versión anterior de Office de pago único, desinstálela primero siguiendo nuestra guía para desinstalar por completo versiones antiguas de Office.
¿Cómo se instala Microsoft 365 en un teléfono o tableta?
Instale la aplicación Microsoft 365, o las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint por separado, desde App Store o Google Play, ábrala, pulse Iniciar sesión y use la misma cuenta de su suscripción; el dispositivo pasa entonces a contar para su límite, y en los planes profesionales los teléfonos y las tabletas tienen un cupo propio de cinco cada uno.
En iPhone y iPad, inicie sesión desde la pantalla Cuenta de la aplicación. En Android y Chromebook, inicie sesión desde la pantalla Reciente, tal como describe Microsoft para cada plataforma.
Lo que vemos con frecuencia es un usuario que instaló las aplicaciones en un teléfono pero nunca inició sesión, de modo que parece que el dispositivo ocupa una plaza cuando no es así. Solo cuenta una instalación con sesión iniciada, así que compruebe la cuenta dentro de la aplicación antes de dar por hecho que el límite está completo.
¿Cómo se quita un dispositivo antiguo de Microsoft 365?
Cierre sesión en Office en el dispositivo antiguo desde Archivo, Cuenta, Cerrar sesión o, si ya no tiene el dispositivo, abra la página Instalaciones de su cuenta Microsoft, búsquelo en Dispositivos y elija Cerrar sesión en Office; Microsoft indica que el cierre de sesión remoto puede tardar hasta 72 horas en surtir efecto.
Cerrar sesión no desinstala Office, no elimina documentos ni cancela su suscripción. Solo retira la licencia de ese dispositivo, y el artículo de Microsoft sobre cómo cerrar sesión en Office detalla los pasos para PC, Mac y aplicaciones móviles.
Para una cuenta profesional o educativa, Microsoft remite a la página de cuenta del portal de Office, donde Aplicaciones y dispositivos muestra cada instalación con la opción Cerrar sesión. El administrador de su organización también puede quitar los dispositivos que no se usan si la lista no se actualiza.
¿Qué pasa si se supera el límite de dispositivos?
En Microsoft 365 para el hogar, Office cierra automáticamente la sesión en dispositivos para no pasar de cinco, de modo que en la sesión más antigua solo habrá que volver a iniciar sesión más adelante; en los planes profesionales, la activación más reciente puede fallar con un mensaje de que se ha alcanzado el número máximo de dispositivos hasta que se quite uno que no se use.
La información general sobre licencias de Aplicaciones de Microsoft 365 añade que, si un usuario instala en más de 10 dispositivos, el que lleva más tiempo sin usarse se desactiva automáticamente. Microsoft señala que esta desactivación automática solo funciona actualmente en dispositivos Windows.
Un dispositivo desactivado pasa al modo de funcionalidad reducida. Los archivos permanecen en el dispositivo y se pueden ver e imprimir, pero la edición y la creación de documentos quedan deshabilitadas hasta que vuelva a iniciar sesión.
¿Necesitan las aplicaciones de Microsoft 365 conectarse a Internet para seguir activadas?
Sí, de forma periódica: las Aplicaciones de Microsoft 365 comprueban la licencia con el servicio de activación de Microsoft con regularidad y, mientras el dispositivo se conecte a Internet al menos una vez cada 30 días, siguen plenamente operativas; un dispositivo que pase más tiempo sin conexión entra en modo de funcionalidad reducida hasta que vuelva a conectarse.
Esta es la principal diferencia práctica con las ediciones de pago único, como Office 2024 u Office LTSC 2024, que se activan una vez y no necesitan comprobaciones periódicas. La propia Microsoft recomienda Office LTSC para equipos totalmente aislados de Internet.
Si su trabajo implica largos periodos sin conexión, compare las opciones en nuestra guía Office 2024 frente a Office 2021, o consulte la colección Office 2024 para licencias de pago único.
¿Qué es la activación de equipos compartidos?
La activación de equipos compartidos es un modo de licencia para empresas en el que las Aplicaciones de Microsoft 365 se instalan una sola vez en un equipo que usan varias personas, como un servidor de Servicios de Escritorio remoto o un PC de trabajo por turnos, y cada persona inicia sesión con su propia cuenta con licencia; Microsoft indica que no cuenta para el límite normal de dispositivos del usuario.
La información general sobre la activación de equipos compartidos de Microsoft enumera los planes aptos: los que incluyen Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas, los planes con Project o Visio de escritorio y Microsoft 365 Empresa Premium. Microsoft 365 Empresa Estándar no es apto, y la función no está disponible para Office en Mac.
Es una configuración gestionada por TI, que se habilita con la Herramienta de implementación de Office o con una directiva de grupo, no algo que active un usuario doméstico. Si gestiona un servidor RDS, nuestra guía para configurar Servicios de Escritorio remoto cubre la parte del servidor.
¿Cuánto almacenamiento de OneDrive incluye Microsoft 365?
El almacenamiento de OneDrive depende del plan concreto de Microsoft 365 y del tipo de cuenta, no del número de dispositivos, así que consulte los detalles del plan en su cuenta Microsoft o en el centro de administración; el almacenamiento está vinculado a la cuenta de cada usuario y se comparte entre todos los dispositivos en los que ese usuario inicia sesión.
Instalar las aplicaciones en un quinto dispositivo no aumenta ni reduce el almacenamiento. Los archivos guardados en OneDrive aparecen en todos los dispositivos con sesión iniciada, que suele ser precisamente el motivo principal por el que la gente instala en varios equipos.
Algunos vendedores ofrecen cuentas de Microsoft 365 como compras únicas en lugar de suscripciones renovables. Antes de comprar una, lea nuestra explicación sobre cómo funcionan las cuentas de Office 365 «de por vida», para entender quién controla la cuenta y qué ocurre con sus archivos si el acuerdo termina.
Preguntas frecuentes
¿Puedo instalar Microsoft 365 en más de cinco dispositivos?
En los planes para el hogar puede instalarlo en tantos dispositivos como quiera, pero solo cinco pueden tener la sesión iniciada a la vez. En los planes profesionales, cada usuario puede activar en cinco PC o Mac, cinco tabletas y cinco teléfonos. Cerrar sesión en un dispositivo que no usa libera su plaza.
¿Reinstalar Windows ocupa otra plaza de dispositivo?
Puede ocurrir, así que cierre sesión en Office antes de formatear el PC siempre que sea posible. Si se le olvidó, abra la página Instalaciones de su cuenta Microsoft y cierre la sesión de la entrada antigua o, en los planes para el hogar, deje que Office cierre automáticamente la sesión en el dispositivo más antiguo cuando supere el límite de cinco.
¿Pueden dos personas usar una cuenta de Microsoft 365 Personal?
Microsoft 365 Personal es para una sola persona. Para cubrir a varias personas, Microsoft 365 Familia permite al titular compartirla con hasta otras cinco, cada una con su propia cuenta Microsoft y su propio cupo de dispositivos. Compartir un mismo inicio de sesión entre varias personas no es como está pensado el plan.
¿Por qué Office sigue mostrando Producto sin licencia después de iniciar sesión?
Puede que la cuenta con sesión iniciada no tenga la suscripción, que la suscripción haya caducado o que una versión anterior de Office compita por la licencia. Revise Servicios y suscripciones en su cuenta Microsoft y siga después nuestra guía para solucionar el error Producto sin licencia en Office.
¿Puedo usar Microsoft 365 en un Mac y en un PC con Windows a la vez?
Sí. Las licencias de Microsoft 365 cubren tanto Windows como macOS, y un Mac cuenta como uno de sus dispositivos igual que un PC. Inicie sesión con la misma cuenta en cada equipo y sus archivos de OneDrive y su configuración le acompañarán de uno a otro.