Microsoft Project vs Planner: ¿qué necesita un equipo pequeño?

La elección entre Microsoft Project y Planner se reduce a la profundidad de la planificación: Planner organiza tareas en tableros y escalas de tiempo para el trabajo diario del equipo, mientras que Project de escritorio calcula programaciones con dependencias, recursos, líneas base y rutas críticas. Con la retirada de Project Online el 30 de septiembre de 2026, los equipos pequeños eligen ahora entre los niveles de Planner y una licencia de Project de escritorio de pago único.

Los precios son los precios de lista de Microsoft en EE. UU. en el momento de redactar esta guía (noviembre de 2026), tomados de las páginas comparativas de Planner y Project de Microsoft. Los precios regionales varían.

¿Qué diferencia hay entre Microsoft Project y Planner?

Planner es una herramienta de gestión de tareas: crea tareas, asigna personas, fija fechas de vencimiento y sigue el progreso en tableros, gráficos y, en los niveles de pago, escalas de tiempo. Project es una herramienta de programación: calcula las fechas de comienzo y fin a partir de duraciones, dependencias y disponibilidad de recursos, de modo que al cambiar una tarea se desplaza automáticamente todo lo que depende de ella.

Esa distinción importa más que las listas de funciones. Si su trabajo es una lista de tareas que la gente va marcando como hechas, Planner encaja. Si su trabajo tiene una fecha de fin fija, fases vinculadas y recursos compartidos, como una reforma de local, el lanzamiento de un software o un evento, necesita un motor de programación.

El nivel básico de Planner viene gratis con la mayoría de los planes empresariales de Microsoft 365, por eso muchos equipos pequeños empiezan ahí y solo suben de nivel cuando se retrasa una fecha límite.

¿Qué pasó con Project Online?

Microsoft retiró Project Online el 30 de septiembre de 2026. La venta de nuevas suscripciones solo de Project Online terminó en octubre de 2025, y los clientes existentes mantuvieron el acceso hasta la fecha de retirada. Microsoft orienta a la mayoría de los clientes hacia Planner, con Project Server Subscription Edition para la gestión de carteras local y las aplicaciones de escritorio de Project para la programación individual.

El anuncio en el blog de Microsoft Planner detalla el calendario. Project de escritorio, Project Server Subscription Edition y el propio Planner no se ven afectados por la retirada.

Si todavía tenía datos de proyectos en Project Online, debería haberlos exportado antes del 30 de septiembre. Nuestra comparativa anterior de Project 2024, Project 2021 y Project Online explica cómo se relacionaban los tres antes de la retirada.

¿Qué puede hacer Planner en cada plan?

Planner básico en Microsoft 365 ofrece tableros, depósitos, listas de comprobación, asignaciones y gráficos. Planner Plan 1 añade la vista de escala de tiempo (Gantt), dependencias entre tareas, objetivos, sprints, backlogs y campos personalizados. Planner and Project Plan 3 añade líneas base, ruta crítica, dependencias avanzadas con adelanto y posposición, carteras y la aplicación de escritorio de Project.

• Planner en Microsoft 365: tableros de tareas compartidos para un equipo o un canal de Teams.
• Planner Plan 1: planes de proyecto ligeros con escala de tiempo y dependencias sencillas.
• Planner and Project Plan 3: gestión de proyectos formal con líneas base y ruta crítica, además de la aplicación de escritorio.

La página de planes y precios de Planner de Microsoft enumera todas las funciones de cada nivel. También existe un nivel Planner and Project Plan 5 para la gestión empresarial de carteras y recursos.

¿Cuándo necesita un equipo pequeño Microsoft Project en lugar de Planner?

Un equipo pequeño necesita Project cuando la propia programación es el entregable: cuando un cliente espera un diagrama de Gantt con dependencias, cuando una tarea retrasada debe aplazar automáticamente la fecha de fin, cuando se compara el progreso previsto con el real frente a una línea base, o cuando la carga de trabajo de una persona abarca varios proyectos y hay que redistribuirla.

Cuatro señales de que Planner se le ha quedado pequeño: vuelve a escribir fechas a mano cada vez que se retrasa una tarea, los clientes piden una comparación con la línea base, las mismas personas tienen asignaciones duplicadas en varios proyectos, o necesita mostrar la ruta crítica en una reunión de seguimiento. Planner Plan 3 o Project de escritorio resuelven las cuatro.

Ejemplos típicos son las constructoras y empresas de reformas, las consultoras de ingeniería, las migraciones informáticas y las empresas de eventos. Estos equipos suelen tener una o dos personas que elaboran las programaciones, mientras que el resto solo necesita ver y actualizar sus tareas.

Lo que vemos con frecuencia: una empresa de cinco a veinte personas compra una sola licencia de Project de escritorio para quien elabora las programaciones y después comparte exportaciones en PDF o Excel, mientras el resto del equipo sigue las tareas diarias en Planner gratuito. Así la factura de suscripciones por usuario se mantiene casi a cero.

¿Planner Premium es lo mismo que Project para la web?

En la práctica, sí. Microsoft integró Project para la web en Planner, así que la experiencia premium de Planner, que se desbloquea con Planner Plan 1 o Planner and Project Plan 3, es donde viven ahora las antiguas funciones de Project para la web, junto con los planes de suscripción de Project renombrados.

Para quien compra, el cambio de nombre importa más que la tecnología. Las guías antiguas hablan de Project Plan 1, Plan 3 y Plan 5; las páginas actuales de Microsoft los llaman Planner Plan 1, Planner and Project Plan 3 y Planner and Project Plan 5.

Causa y efecto: como Planner premium funciona en el navegador y se paga por usuario, el coste crece con la plantilla. Un equipo de ocho personas con Plan 3 al precio de lista en EE. UU. paga 2.880 USD al año, todos los años, más que dos licencias de pago único de Project Professional 2024.

¿Conviene comprar Project de escritorio con licencia de pago único?

Una licencia de Project de escritorio de pago único tiene sentido cuando una o dos personas elaboran las programaciones, el resto del equipo no necesita editarlas y usted prefiere un único pago a una suscripción por usuario que no deja de crecer. También conviene a consultores que entregan archivos de Project a clientes que ya usan Project.

Project se ofrece en dos ediciones de escritorio. Standard cubre la programación para una sola persona planificadora; Professional añade funciones de colaboración en equipo y de gestión de recursos. Nuestra guía sobre Project Standard frente a Professional explica las diferencias en detalle.

Para una compra nueva, elija Project 2024: tiene soporte hasta el 9 de octubre de 2029. Project 2021 se retiró el 13 de octubre de 2026, así que Project 2021 Professional conviene sobre todo a organizaciones que quieren igualar un parque de Office 2021 existente o abrir archivos heredados en equipos sin conexión, mientras que Project 2024 Professional LTSC es la opción con soporte. Consulte el precio actual en la página de cada producto.

¿Funciona Project de escritorio con Planner y Teams?

En parte. Project de escritorio trabaja con archivos .mpp locales y puede guardarlos en OneDrive o SharePoint para compartirlos, pero no se sincroniza en directo con los tableros de Planner. Teams puede mostrar tareas de Planner en una pestaña de canal, y los usuarios pueden ver archivos de Project compartidos, pero la edición de una programación de Project sigue haciéndose en la aplicación de escritorio.

Matiz avanzado: la aplicación de escritorio de Project incluida en Planner and Project Plan 3 es un cliente por suscripción que se conecta a servicios en línea, mientras que Project Professional 2024 es un cliente perpetuo. Ambos abren el mismo formato .mpp, así que las programaciones pasan de uno a otro sin conversión.

Recuerde instalar Project junto a una versión de Office compatible. Nuestra guía para instalar Visio y Project con Office explica las reglas que evitan errores de instalación.

¿Qué opción es la más barata para un equipo de cinco personas?

Para un equipo de cinco personas, Planner básico es lo más barato porque viene con los planes empresariales de Microsoft 365. Una escala de tiempo de Gantt para todos con Planner Plan 1 cuesta 600 USD al año al precio de lista en EE. UU. Si solo una persona elabora programaciones formales, una licencia de Project suele costar menos a tres años que un puesto de Plan 3.

1. Cuente quién elabora programaciones y quién solo actualiza tareas.
2. Dé Planner básico a quienes solo gestionan tareas.
3. Calcule el precio de puestos de Plan 3 o de licencias de Project de pago único para quienes elaboran programaciones.
4. Compare los totales a lo largo de los tres a cinco años que prevé usarlos.

Plan 3, a 30,00 USD por usuario al mes, supone 360 USD al año por usuario, de modo que el precio de lista de Project Standard 2024 equivale aproximadamente a dos años de un puesto de Plan 3. Tenga en cuenta que las suscripciones se actualizan de forma continua, mientras que el soporte de Project 2024 termina en octubre de 2029.

Preguntas frecuentes

¿Microsoft Planner es gratis?

Planner básico está incluido sin coste adicional en la mayoría de los planes empresariales y educativos de Microsoft 365, como Business Basic, Standard y Premium. Ofrece tableros, depósitos, asignaciones, listas de comprobación y gráficos. Las vistas de escala de tiempo, las dependencias, los objetivos y los sprints requieren una licencia de pago Planner Plan 1 o Planner and Project Plan 3 para cada usuario que los utilice.

¿Todavía se puede comprar Project Online?

No. Microsoft dejó de vender nuevas suscripciones solo de Project Online en octubre de 2025 y retiró el servicio el 30 de septiembre de 2026. Las organizaciones que dependían de él usan ahora Planner con un plan premium, Project Server Subscription Edition en sus propios servidores o las aplicaciones de escritorio de Project para la programación.

¿Merece la pena comprar Project 2021 todavía?

Solo en casos concretos. Project 2021 llegó al fin del soporte el 13 de octubre de 2026, por lo que ya no recibe actualizaciones de seguridad. Sigue funcionando y sirve para equipos sin conexión o para igualar una instalación de Office 2021 existente, pero para una compra nueva Project 2024, con soporte hasta el 9 de octubre de 2029, es la opción más segura.

¿Planner tiene diagrama de Gantt?

Sí, en los niveles de pago. La vista de escala de tiempo de Planner Plan 1 muestra las tareas como barras en el tiempo con dependencias de fin a comienzo, lo que funciona como un diagrama de Gantt sencillo. Planner and Project Plan 3 añade líneas base, ruta crítica y dependencias con adelanto y posposición, lo que lo acerca mucho a la profundidad de programación de Project de escritorio.

¿Necesito Microsoft 365 para usar Project 2024?

No. Project Standard 2024 y Project Professional 2024 son licencias de escritorio de pago único que se activan con una clave de producto y funcionan sin suscripción a Microsoft 365. Solo necesita Microsoft 365 si quiere guardar archivos en OneDrive o SharePoint, usar Teams o combinar Project con tableros de Planner para el resto del equipo.

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